En la era digital, la información adquiere nuevos formatos. Cómo se almacena y se accede hoy en día a los documentos importantes.
Las empresas y organizaciones generan una gran cantidad de información en papel. Esto las obliga a destinar espacios de almacenamiento físico, que terminan convertidos en archivos repletos de cajas, carpetas y papelerío donde cuesta mucho encontrar los documentos que se buscan. Sin embargo, desde la aparición de los dispositivos digitales esta situación está cambiando. Hoy en día existen soluciones más eficaces para almacenar contenido y permitir el acceso fácil y rápido a toda la información de la compañía.
¿Qué es la digitalización de la información?
Es la posibilidad de convertir a formato digital cualquier tipo de información. Negocios, empresas, centros educativos, bibliotecas y otras organizaciones necesitan guardar documentos, informes y otros papeles importantes. Sin importar el rubro, la digitalización ofrece la solución para todas las industrias, pudiendo convertir a formato digital: facturas, planos, libros, mapas, fotografías, expedientes médicos y, prácticamente, toda información que esté en formato físico.
Hoy en día, muchos documentos se generan directamente en formatos digitales, se cargan online o se almacenan en la nube, para que ya no sea necesario guardar papelerío y se pueda acceder fácilmente. ¿Pero qué hacemos con el archivo del pasado? La digitalización de la información hace referencia al proceso de transformar la información analógica a un formato digital para que pueda ser almacenada, manipulada y consultada durante las actividades y procesos de la empresa.
¿Cómo se realiza la digitalización de la información? Dependiendo del formato que tenga la información, se llevará a cabo un proceso minucioso para llevarla a formato digital. Documentos de texto o imágenes suelen capturarse a través de un escáner. Una vez obtenidos todos los datos en digital se procede a la indexación de la información, que se extrae de los mismos documentos. Este paso es de vital importancia para realizar luego la catalogación.
La información digitalizada se almacena de manera organizada para poder localizarla en el momento que se requiera. Esto conlleva varias ventajas para las empresas: elimina los documentos en soporte físico y libera espacio, disminuye los tiempos de búsqueda de la información, ahorra recursos como papel y tinta, colaborando con el medio ambiente, y brinda mayor organización.
¿Pensaste alguna vez cuántos documentos se irán perdiendo si no se rescatan en nuevos formatos y cuántos otros han tenido que digitalizarse para acceder de forma ágil y automatizada? ¡Ya sabés qué es la digitalización de la información y cuál es su utilidad para tu empresa o como usuario!
En la actualidad, la mayoría de los documentos importantes se pueden visualizar online, en cualquier dispositivo electrónico. En tu celular, podés llevar el documento de identidad, la tarjeta de crédito y el carnet de la cobertura médica. Con las pólizas de seguros pasa lo mismo: en las compañías modernas como Qualia, los seguros de Vida, Accidentes, Hogar y otros se contratan en línea y, además, se accede al instante a la cobertura desde la app o descargando la póliza digital.
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